Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är alla uppgifter som identifierar dig som person. Det kan vara namn, adress och personnummer men även vissa andra dokument – till exempel en bild, om man ser att det är du som är på bilden.
Ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Brännöföreningen, organisationsnummer 857204-5568, Husefladen 10, 430 85 Brännö (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.
Föreningens verksamhet finns beskriven i våra stadgar: ”Föreningen skall driva idrotts- och ungdomsverksamhet samt social och kulturell verksamhet självständigt och i samverkan med idrottsgrenar, grupperingar, institutioner, studieförbund, berörda förbund och samhälle.”
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlar vi personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten. Det handlar till exempel om att
- administrera löpande föreningsaktiviteter (träningsverksamhet och medlemsmöten)
- kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, information till målsmän)
- hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och tävlingsavgifter )
- administrera anställdas personuppgifter (betala ut lön, redovisa avdragen skatt, bokföra lönekostnader, upprätta arbetsscheman)
- behandla personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksidrottsförbundet och Göteborgs kommun.
Vilka delar vi personuppgifter med?
I samband med redovisning av beviljade bidrag delar vi vissa personuppgifter med Göteborgs kommun, med Riksidrottsförbundet och med berörda specialidrottsförbund. Vid anställning delar vi personuppgifter med Skatteverket.
Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land (länder utanför EU/EES). Dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande, vilket innebär att det alltid kommer att vara en människa som fattar beslut om behandling av dina personuppgifter.
Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?
Föreningen behöver ha en laglig grund för behandlingen av personuppgifter. Vilken grund vi använder beror på ändamålet med behandlingen. I tabellen nedan har vi sammanställt de olika ändamålen och vilken laglig grund som är aktuell.
| Ändamål med behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Hantering av medlemskap i föreningen | Avtal |
| Föreningsadministration | Avtal samt intresseavvägning (protokoll) |
| Anställning | Avtal samt rättslig förbindelse |
| Deltagande i föreningens träningsverksamhet | Avtal |
| Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet | Avtal |
| Ansökan om bidrag | Rättslig förpliktelse |
| Sammanställning av statistik och uppföljning | Allmänt intresse |
| Utbildningar arrangerade av föreningen | Intresseavvägning |
| Kontakt med föreningen | Intresseavvägning |
| Besök på vår hemsida | Intresseavvägning |
| Publicering av material på hemsida och sociala medier | Intresseavvägning och ibland samtycke |
| Tillträdesförbud | Rättslig förpliktelse |
| Ordningsstörningar och otillåten påverkan | Rättslig förpliktelse |
Medlemskap
När du betalar in avgiften ingår du ett avtal om medlemskap med Brännöföreningen vilket alltså är vår lagliga grund för att behandla dina personuppgifter.
Familjemedlemskap
Avtalet uppstår mellan föreningen och varje familjemedlem. När du betalar in en familjeavgift utgår vi ifrån att du har fullmakt att ingå avtal om medlemskap i föreningen för respektive familjemedlems räkning.
Anställning
Om du blir anställd av föreningen kommer vi att skriva ett anställningsavtal som du godkänner genom att skriva under det. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna uppfylla detta avtal.
Läs mer i vår Personuppgiftspolicy för anställda (pdf)
Funktionär / aktivitetsdeltagare
Även när du hjälper du till med föreningens verksamhet och/eller deltar i föreningens aktiviteter utan att vara medlem behandlar vi dina personuppgifter. Är du medlem blir det en notering i din medlemshistorik. Detta gör vi dels för att kunna kontakta dig för att kunna bjuda till gemensamma aktiviteter och dels för att kunna söka vissa bidrag.
Läs mer i vår Personuppgiftspolicy för funktionärer (pdf)
Var och hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifterna lagras i vårt kombinerade datasystem för medlemsregister, personalregister och bokföring. Datasystemet lagras på datorer i Sverige – för närvarande hos företaget CD Soft AB. Föreningen sparar personuppgifterna olika länge beroende på din roll i föreningen:
- Medlem: Vi sparar dina/era personuppgifter till och med andra kalenderåret efter den senaste inbetalningen – detta för att vi inte skall behöva radera dina personuppgifter om det skulle bli ett glapp mellan inbetalningarna. Om till exempel den senaste inbetalningen sker 2018 sparar vi uppgifterna till och med kalenderåret 2020. Därefter raderar vi alla dina/era personuppgifter om inte en ny inbetalning sker.
- Anställning: föreningen raderar personuppgifterna vid utgången av kalenderåret efter din senaste anställning. Om senaste anställningen till exempel var 2018 raderar vi dina personuppgifter vid utgången av 2019. När det gäller personuppgifter i vår bokföring är vi dock enligt Bokföringslagen skyldiga att spara dessa i sju år.
- Funktionär/aktivitetsdeltagare: Om du är funktionär och/eller aktivitetsdeltagare men inte medlem raderar vi dina personuppgifter vid utgången av kalenderåret efter din senaste aktivitet.
Vilka rättigheter har du?
Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.
Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag utan kostnad förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader. Du kan enkelt begära ett registerutdrag genom att skicka ett meddelande till medlem@brannoforeningen.se.
Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.
Du har rätt att bli raderad från föreningens register, under vissa omständigheter:
- Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
- Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket.
- Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
- Om personuppgifterna har behandlats olagligt.
- Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
- Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk.
Du har rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.
Du har rätt att lämna ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.
Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.
Kontakta styrelsen om du vill veta mer
Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen. Enklast gör du detta med e-post till kontakt@brannoforeningen.se.